Uživatelská příručka – elpokladny.cz

Jednoduchý návod pro práci s pokladním systémem. Psáno srozumitelně pro každého – krok za krokem, bez zbytečné odbornosti.

Úvod

elpokladny.cz je pokladní systém pro provozovny, obchody a restaurace. Umožňuje prodávat zboží na pokladně, vystavovat faktury, evidovat sklad, tisknout účtenky a spravovat celou prodejnu. Systém se skládá z modulů – tzv. „Funkce systému“ – které si můžete zapínat a vypínat dle potřeb vašeho podnikání.

Jak se v aplikaci pohybovat?

  • Vlevo je boční menu s hlavními sekcemi (PRODEJ, SKLADOVÉ HOSPODÁŘSTVÍ, SPRÁVA OBCHODU – Prodej pokladnou, Prodej fakturou, Hotovost, Příjemka, Inventura, Přeskladnění, Zboží, Přehledy, Doklady, Nastavení).
  • Kliknutím na položku v menu se dostanete do dané sekce.
  • Ikona s třemi čárkami nahoře vlevo rozbalí nebo skryje menu.
  • Vpravo v menu je Centrum pomoci s dvěma položkami:
    • Nápověda (Knowledge base) – otevře integrovanou nápovědu přímo v aplikaci.
    • Odeslat data vývojáři – při technických problémech (např. chyba, výpadek) můžete odeslat diagnostická data vývojářům. Usnadní a urychlí řešení.

Potřebujete pomoc? Další návody najdete na blog.elpokladny.cz . Technická podpora: info@elpokladny.cz, +420 602 202 257.

1. Prodej pokladnou

K čemu to slouží

Prodej pokladnou je hlavní místo pro prodej – přidáváte zboží na účet, nastavujete slevu, typ platby a na konci prodej dokončíte (tisk účtenky, platba kartou nebo hotovostí).

Jak to funguje – krok za krokem

  1. V menu klikněte na Prodej pokladnou .
  2. Přidání zboží na účet:
    • Vyhledejte zboží podle názvu, kódu nebo naskenujte čárovým kódem.
    • Kliknutím na položku ji přidáte na účet.
    • Můžete změnit množství (plus/mínus u položky).
  3. Další možnosti (záleží na nastavení):
    • Stůl – pokud prodáváte u stolů, vyberte stůl v horní liště.
    • Sklad – při více skladech/provozovnách můžete zvolit, ze kterého skladu prodáváte.
    • Ceník – pokud máte více ceníků, můžete zvolit aktivní ceník (položka Ceník v horní liště).
  4. Dokončení prodeje:
    • Klikněte na „Pokračovat v prodeji“ – dostanete se na finální obrazovku s volbou platby (Hotově / Kartou / QR kódem).
    • Vyberte typ platby.
    • Můžete zapnout slevu, spropitné, odeslání emailem, evidenci tržby (EET) apod.
    • Potvrďte prodej.

Postup

Úkon Jak na to
Přidat zboží Vyhledat v seznamu nebo naskenovat, pak kliknout na položku
Zvýšit/snížit množství Plus nebo mínus u položky na účtu
Smazat položku Ikona koše u položky
Uložit účet (koncept) Ikona disketky – účet se uloží jako rozpracovaný, pokračujete později (pokud máte funkci)
Změnit stůl Horní lišta – položka Stůl
Změnit sklad Horní lišta – položka Sklad / Provozovna
Dokončit prodej Tlačítko „Dokončení prodeje“
Platba hotovostí V modálu dokončení – Hotově
Platba kartou V modálu dokončení – Kartou
Platba QR kódem V modálu dokončení – QR kódem (zobrazí se na displeji)
Spropitné V modálu dokončení – přesná částka nebo 5 % / 10 % / 15 %
Sekundární DPH (restaurace) Při plátci DPH – tlačítka „Zde“ (primární) / „Odnos“ (sekundární) podle místa spotřeby
Otevření zásuvky Tlačítko s ikonou zásuvky v modálu dokončení (pokud máte tuto funkci)

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10136 Ceníky Prodej pokladnou Umožňuje prodej zboží s ohledem na aktuální ceník.
10141 Název položky účtu Prodej pokladnou Jednorázové pojmenování nebo přejmenování položky na účet.
10142 Odeslání účtenky emailem Prodej pokladnou Umožňuje odeslat doklad na email přímo zákazníkovi.
10143 Položkový prodej Prodej pokladnou Umožňuje položkový prodej.
10147 Kalkulačka Prodej pokladnou Zjednodušuje pokladní prodej na maximum. Nejpoužívanější nástroj pro pouhou evidenci EET.
10149 Komisní prodej Prodej pokladnou Slouží pro prodej ve zvláštním režimu, kdy se na účtence v případě plátce nezobrazuje členění DPH.
10151 Interní spotřeba Prodej pokladnou Pokud je u dokladu nastavena interní spotřeba, systém odečte zboží ze skladu, ale nezapočte vystavený doklad do tržeb.
10153 Platba kartou Prodej pokladnou Zpřístupňuje možnost platby kartou v kombinaci s platebním terminálem SumUp, Sunmi nebo Comgate.
10156 Přesměrování do prodeje Prodej pokladnou Po přihlášení do systému je uživatel přesměrován přímo do prodeje pokladnou.
10158 Možnost netisknout doklad Prodej pokladnou Umožňuje ve finálním nastavení dokladu a v tiskových sestavách deaktivovat přímý tisk dokladu.
10160 Více skladů/provozoven Prodej pokladnou Umožňuje vést evidenci více skladů nebo provozoven a přesunu zboží mezi nimi.
10165 Stoly Prodej pokladnou Umožňuje grafické rozmístění místností a stolů při výběru účtu v prodejním procesu.
10168 Částečná platba Prodej pokladnou Umožňuje rozdělit účet na aktuální úhradu a zbytek k doplacení.
10192 Zadání přijaté hotovosti Prodej pokladnou Po zadání celkového obnosu, kterým zákazník platí, napovídá obsluze kolik má být vráceno.
10205 Uložení účtu Prodej pokladnou Umožňuje uložit rozpracovaný účet jako koncept a dokončit prodej později.
10200 Odeslání účtenky SMSkou Prodej pokladnou Umožňuje odeslat doklad SMSkou přímo zákazníkovi.
10216 Otevření pokladní zásuvky Prodej pokladnou Umožňuje otevřít pokladní zásuvku tlačítkem v modálu dokončení prodeje (bez nutnosti prodeje).
10217 Sekundární DPH Prodej pokladnou Pro restaurace – rozlišení „Zde“ (primární sazba) a „Odnos“ (sekundární sazba) podle místa spotřeby.
10220 Platba QR kódem Prodej pokladnou Díky platbě QR kódem umožníte zákazníkům zaplatit skrze QR kód a jejich bankovní aplikaci. Jedná se o okamžitý bankovní převod.

2. Restaurace a objednávky

K čemu to slouží

Sekce Objednávky je určena pro restaurace a podniky, kde obsluha bere objednávky u stolů. Položky jdou do fronty pro kuchyni nebo bar, a po přípravě je obsluha „obslouží“ (označí jako hotové).

Jak to funguje – krok za krokem

  1. V menu klikněte na Objednávky .
  2. Na obrazovce uvidíte frontu objednávek – buď pro kuchyni (jídelní položky), nebo pro bar (nápoje).
  3. Vytvoření objednávky: Přejděte do Prodej pokladnou, na začátku zvolte stůl, přidávejte položky – po přidání jdou do fronty kuchyně nebo baru.
  4. Obslužení zákazníka: Zpět v Objednávkách uvidíte položky ve frontě. Když je něco hotové, klikněte na zelenou fajfku u položky. Můžete také kliknout na „Obsloužit všechny hotové položky“.

Postup

Úkon Jak na to
Zobrazit frontu kuchyně/baru Menu → Objednávky
Označit položku jako hotovou Zelená ikona fajfky u řádku
Obsloužit všechny hotové Tlačítko „Obsloužit všechny hotové položky“
Přidat položky do objednávky Přejít do Prodej pokladnou, zvolit stůl, přidat položky
Mobilní číšník Účtenky od mobilního číšníka mají prefix M, tisknou se na vybranou tiskárnu – nastavení v Tiskové sestavě

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10166 Kuchyňský displej Restaurace a objednávky Zobrazuje objednávky v kuchyni například na tabletu nebo jiném displeji.
10206 Mobilní číšník Restaurace a objednávky Umožňuje mobilnímu číšníkovi tisknout účtenky na vybranou tiskárnu. Účtenky mají prefix M a oddělené číslování.
10167 Hlášení z kuchyně Restaurace a objednávky Notifikuje obsluhu na baru, že jsou některé objednávky z kuchyně připraveny k odběru.
10169 Tisk objednávky v kuchyni Restaurace a objednávky Tiskne objednávky na tiskárně v kuchyni.
10170 Hlášení do kuchyně Restaurace a objednávky Umožňuje poslat do kuchyně objednávky tzv. „Narazit účet“ a zobrazit položky na kuchyňském displeji.
10171 Tisk objednávky na baru Restaurace a objednávky Umožní poslat na hlavní tiskárnu na baru položky účtu tzv. „Narazit účet“ a vytisknout objednávku.
10194 Hlášení z baru Restaurace a objednávky Notifikuje obsluhu na baru, že jsou některé objednávky z baru připraveny k odběru.
10195 Barmanský displej Restaurace a objednávky Zobrazuje objednávky na baru například na tabletu nebo jiném displeji.
10196 Hlášení na bar Restaurace a objednávky Umožňuje poslat na bar objednávky tzv. „Narazit účet“ a zobrazit položky na barmanském displeji.
10203 Tisk objednávky z fronty na baru Restaurace a objednávky Umožní poslat na hlavní tiskárnu na baru položky účtu z fronty a vytisknout objednávku.
10204 Tisk objednávky z fronty v kuchyni Restaurace a objednávky Umožní poslat na tiskárnu v kuchyni položky účtu z fronty.

3. Hotovost

K čemu to slouží

Hotovost slouží k otevření a zavření pokladní zásuvky na začátku a na konci směny. Ráno spočítáte, kolik máte v pokladně, večer znovu spočítáte a zkontrolujete. Během dne můžete evidovat výběry a vklady (např. platba kurýra hotovostí ze zásuvky).

Jak to funguje

Otevření pokladny: klikněte „Otevřít pokladnu“, zadejte počáteční částku. Hotovostní operace: Výdej (odvod) – vezmete peníze z pokladny; Vklad – vložíte peníze do pokladny. Zavření: „Uzavřít pokladnu“, zadejte spočítanou částku – systém vytvoří Pokladní uzávěrku.

Co obsahuje Pokladní uzávěrka: Doklady → Pokladní uzávěrky. Obsahuje kdo a kdy pokladnu otevřel/uzavřel, počáteční stav, hotovostní operace, očekávanou a spočítanou hotovost, rozdíl, sumu plateb, tržbu.

Spropitné na uzávěrce: Pokud máte funkci Spropitné na pokladní uzávěrce, zobrazí se souhrn spropitného (hotově, kartou, převodem).

Postup

Úkon Jak na to
Otevřít pokladnu Menu → Hotovost → Otevřít pokladnu
Zavřít pokladnu Menu → Hotovost → Uzavřít pokladnu
Hotovostní operace Menu → Hotovost → Hotovostní operace
Zobrazit uzávěrky Doklady → Pokladní uzávěrky

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10144 Hotovost Hotovost Umožňuje otevření a uzavření pokladní zásuvky, evidenci hotovostních operací (vklady, výdeje, odvody) a vytvoření pokladní uzávěrky.
10193 Spropitné na pokladní uzávěrce Hotovost Zobrazuje na pokladní uzávěrce souhrn spropitného podle typu platby (hotově, kartou, převodem).

4. Prodej fakturou

K čemu to slouží

Prodej fakturou umožňuje vystavovat faktury místo hotovostních účtenek. Vhodné pro zákazníky, kteří potřebují fakturu (firmy, odběratelé). K prodeji se vybere zákazník z adresáře (nebo se vytvoří nový).

Jak to funguje

Přidání položek – stejně jako u prodeje pokladnou. Výběr zákazníka: ikona kontaktu, vyberte z adresáře nebo zadejte nového. Dokončení: „Dokončení prodeje fakturou“, vyplňte typ platby (převod, hotovost), splatnost, doprava, e-mailová šablona – potvrďte.

Postup

Úkon Jak na to
Vybrat zákazníka Ikona kontaktu vedle účtu
Vytvořit nového zákazníka V okně kontaktů – tlačítko „Vytvořit nový kontakt“
Dokončit fakturu „Dokončení prodeje fakturou“
Odeslat emailem Zaškrtnout v nastavení dokladu před dokončením

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10133 Adresář Prodej fakturou Umožňuje vést evidenci hostů, zákazníků, odběratelů nebo dodavatelů.
10135 Prodej fakturou Prodej fakturou Umožňuje vystavovat doklady formátu A4 a dokonce i s vlastním designem.
10145 Editace dokladu Prodej fakturou Umožňuje editovat základní údaje v případě evidované tržby nebo celý doklad pokud se nejedná o evidovanou tržbu.
10148 Periodická faktura Prodej fakturou Umožňuje pravidelně vystavovat fakturu v konkrétní den a hodinu v měsíci s možností vlastního variabilního symbolu.
10150 Zálohová faktura Prodej fakturou Umožňuje vystavit zálohovou fakturu na zboží nebo služby. Lze ji proměnit na standardní fakturu s odpočtem již uhrazené zálohy.
10179 Emailové šablony Prodej fakturou Umožňuje spravovat emailové šablony.

5. Sklad – Příjemka

K čemu to slouží

Příjemka slouží k naskladnění zboží – když vám přiveze dodavatel zboží, zapíšete ho do systému. Položky se přičtou do skladu. Můžete také nahrát fakturu v PDF a systém ji automaticky „vytěží“ (AI) – dodavatele, položky a ceny.

Jak to funguje

Výběr dodavatele z adresáře. Přidání položek: Ručně – vyhledejte zboží; Import z Excel/CSV – nahrajte XLSX, CSV; Import z PDF (AI) – nahrajte PDF fakturu, systém vytěží data. Dokončení: „Dokončit příjemku“, typ platby (fakturou, hotovost), datum, číslo faktury.

Postup

Úkon Jak na to
Vybrat dodavatele Ikona kontaktu
Import položek Tlačítko „Import zboží do systému“ nebo „Provést import a vložit na účet“
Dokončit příjemku „Dokončit příjemku“
Platba fakturou V modálu – záložka „Fakturou“
Platba hotovostí V modálu – záložka „Pokladnou“

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10132 Skladové hospodářství Příjemka Umožňuje evidenci skladových zásob a příjímání zboží.
10133 Adresář Příjemka Umožňuje vést evidenci hostů, zákazníků, odběratelů nebo dodavatelů.
10163 Import položek účtu Příjemka Importuje zboží z Excelu nebo CSV souboru přímo v naskladňovacím procesu při velkých objemech.
10190 Správa položek nebo zboží Příjemka Umožňuje evidenci zboží.
10221 AI vytěžování dokladů Příjemka Umělá inteligence automaticky vytěží data z nahraných faktur (PDF) – dodavatele, položky, ceny a sumy. Vytvoří kontakt a vloží položky na účet.

6. Sklad – Inventura

K čemu to slouží

Inventura slouží ke zjištění skutečného stavu skladu. Fyzicky spočítáte zboží a do systému zadáte, kolik kusů máte. Systém porovná stav v systému se skutečností a navrhne úpravy.

Postup

Úkon Jak na to
Zadání skutečného množství Klik na položku a zadání čísla nebo +/-
Filtrovat zboží Filtry nahoře (kategorie, skladové/neskladové)
Dokončit inventuru „Dokončit inventuru“

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10132 Skladové hospodářství Inventura Umožňuje evidenci skladových zásob a příjímání zboží.
10210 Odečítání váhy obalu Inventura Napomáhá a ulehčuje práci při inventuře, kdy odečítá váhu obalu od zadaného množství produktu. Umožňuje získat přesné množství např. alkoholu v láhvi bez přelévání do odměrných válců.
10211 Hlídání minimálního a maximálního množství Inventura Usnadňuje přesnější kontrolu nad zbožím, které přesáhlo nastavenou hranici. Systém posílá emailem informaci o tom, které zboží této hranice dosáhlo.

7. Sklad – Přeskladnění

K čemu to slouží

Přeskladnění slouží k převodu zboží mezi sklady (nebo provozovnami). Např. přesun zboží z centrálního skladu do prodejny.

Postup

Úkon Jak na to
Vybrat cílový sklad Horní lišta – položka Sklad / Provozovna
Přidat položky Vyhledat a kliknout, upravit množství
Dokončit přeskladnění Tlačítko „Dokončit přeskladnění“

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10160 Více skladů/provozoven Přeskladnění Umožňuje vést evidenci více skladů nebo provozoven a přesunu zboží mezi nimi.

8. Zboží

K čemu to slouží

Sekce Zboží slouží ke správě zboží – přidávání nových produktů, úprava cen, kódů, čárových kódů, přiřazení ke kategoriím, nastavení skladovosti. Můžete vytvářet kategorie (včetně podkategorií) a přiřazovat k nim zboží. U produktu lze nastavit hlídání min/max množství, skladovost, DPH.

Postup

Úkon Jak na to
Vytvořit produkt Tlačítko „Vytvořit produkt“
Upravit produkt Klik na řádek produktu
Vytvořit kategorii Tlačítko „Vytvořit kategorii“
Vyhledat Vyhledávací pole „vyhledat zboží“

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10164 Sestavy / Receptury Zboží Sestavou neboli recepturou lze konkrétní produkty složit z jiných produktů (rozlévané nápoje, jídlo).
10190 Správa položek nebo zboží Zboží Umožňuje evidenci zboží.
10211 Hlídání minimálního a maximálního množství Zboží U zboží nastavíte min/max hranice – systém vás emailem upozorní, když zboží hranici dosáhne.
10221 AI vytěžování dokladů Zboží Umělá inteligence automaticky vytěží data z nahraných faktur (PDF) – dodavatele, položky, ceny a sumy. Šetří čas při zpracování přijatých faktur a příjemek.

9. Přehledy

K čemu to slouží

Přehledy (Nástěnka) zaručují přehled o tržbách, pokladních uzávěrkách, stavech skladů, nejprodávanějších produktech, odhadu DPH k odvodu. Můžete nastavit období, sklad, typ dokladu. Data z grafu lze exportovat do Excelu.

Postup

Úkon Jak na to
Změnit období Pole „od“ a „do“
Změnit sklad Výběr skladu/provozovny
Uložit nastavení Tlačítko ozubeného kolečka – Nastavení přehledů
Export do Excelu Ikona Excel u grafu tržeb

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10134 Nástěnka Přehledy Zaručuje dokonalý přehled o všem. Naleznete zde přehledy tržeb, pokladních uzávěrek, stavy skladů, nejprodávanějších produktů nebo například kolik budete odvádět příští měsíc na DPH.
10172 DPH na nástěnce Přehledy Zobrazuje na nástěnce přehled odhadu DPH k odvodu (pro plátce DPH).

10. Doklady

K čemu to slouží

Sekce Doklady slouží k prohlížení vystavených dokladů – účtenky, faktury, příjemky, inventury, pokladní uzávěrky. Typy: Pokladní doklady, Faktury, Periodické faktury, Příjemky, Inventury, Přeskladnění, Pokladní uzávěrky, Všechny doklady. Můžete vytisknout, odeslat emailem. Chybové účtenky (šedivé) lze zkopírovat na účet, opravit a znovu vystavit. Přílohy k dokladům, Storno dokladu, Stažení v PDF.

Postup

Úkon Jak na to
Zobrazit účtenky Doklady → Pokladní doklady
Zobrazit faktury Doklady → Faktury
Vytisknout doklad V detailu dokladu – tlačítko Tisk
Odeslat emailem V detailu dokladu – Odeslat emailem
Opravit chybovou účtenku Šedivá položka → otevřít, zkopírovat na účet, opravit a znovu vystavit
Stáhnout PDF V přehledu dokladů – ikona stažení (pokud máte funkci)

Funkce systému v této sekci

Kód Název Kategorie Popis
10145 Editace dokladu Doklady Umožňuje editovat základní údaje v případě evidované tržby nebo celý doklad pokud se nejedná o evidovanou tržbu.
10155 Přílohy k dokladům Doklady Umožňuje přikládat soubory (foto, skeny) k dokladům – účtenkám, fakturám, příjemkám, inventurám, přeskladněním.
10160 Více skladů/provozoven Doklady Zobrazení dokladů přeskladnění v podmenu Doklady.
10180 Doklady Doklady Hlavní sekce dokumentů.
10181 Pokladní doklady Doklady Přehled pokladních dokladů.
10182 Faktury Doklady Přehled faktur.
10183 Periodické faktury Doklady Přehled periodických faktur.
10184 Příjemky Doklady Přehled příjemek.
10185 Inventury Doklady Přehled inventur.
10186 Přeskladnění Doklady Přehled dokladů přeskladnění.
10187 Pokladní uzávěrky Doklady Přehled pokladních uzávěrek.
10189 Všechny doklady Doklady Souhrnný přehled všech dokladů.
10202 Stažení dokladu v PDF Doklady Umožňuje stáhnout doklad v PDF přímo z přehledu dokladů.
10209 Storno dokladu Doklady Stornuje doklad pomocí vystavení nového dokladu se zápornými počty jednotlivých položek.
10213 Přehled prodeje skupin zboží nebo služeb na pokladní uzávěrce Doklady Zajišťuje umístění přehledu prodeje skupin zboží nebo služeb na pokladní uzávěrku.
10214 Přehled prodeje zboží nebo služeb na pokladní uzávěrce Doklady Zajišťuje umístění přehledu prodeje zboží nebo služeb na pokladní uzávěrku.

11. Nastavení

Sekce Nastavení obsahuje vše potřebné pro konfiguraci systému – profil firmy, uživatelé, tiskárny, DPH, bankovní účty, kontakty, sklady, ceníky a další.

11.1 Nastavení profilu

Nastavení profilu umožňuje měnit údaje přihlášeného uživatele a především aktivovat nebo deaktivovat jednotlivé funkce systému právě pro vás.

Přejděte do Nastavení → Nastavení profilu → záložka Funkce systému . U každé funkce můžete přepnout na ANO nebo NE. Důležité: Aby nějaká funkce fungovala, musí být nejprve zapnutá v Obecných nastaveních (pro celou firmu) a teprve potom ji můžete zapnout nebo vypnout u konkrétního uživatele.

Kód Název Kategorie Popis
10198 Nastavení profilu Nastavení profilu Umožňuje měnit údaje přihlášeného uživatele a aktivovat nebo deaktivovat funkce systému na úrovni uživatele.

11.2 Obecná nastavení

Obecná nastavení obsahují základní parametry firmy a především výběr Funkcí systému – tj. které moduly má vaše firma k dispozici. Nastavení → Obecná nastavení → záložka Funkce systému. Zde zapínáte nebo vypínáte jednotlivé moduly. Cena za pronájem se skládá ze součtu vybraných funkcí. Nové funkce jsou 30 dní zdarma. Po zapnutí funkce ji ještě musíte zapnout u sebe v Nastavení profilu nebo u jiných uživatelů v Správa uživatelů.

Kód Název Kategorie Popis
10173 Obecná nastavení Obecná nastavení Obsahuje základní parametry firmy a výběr funkcí systému – které moduly má firma k dispozici.

11.3 Správa uživatelů

Správa uživatelů slouží k přidávání dalších uživatelů (pokladní, obsluha, manažer) a k nastavení jejich oprávnění. Při tvorbě nebo editaci uživatele máte záložku Funkce systému – můžete např. brigádníkovi vypnout přístup do Nastavení, přehledů dokladů nebo správy tiskáren.

Kód Název Kategorie Popis
10178 Správa uživatelů Správa uživatelů Umožňuje přidávat další uživatele a nastavovat jejich oprávnění prostřednictvím funkcí systému.

11.4 Tiskové sestavy

Tiskové sestavy určují, jak vypadají vaše účtenky, kuchyňské tisky nebo faktury. Každá sestava má nastavenou hlavní tiskárnu, prefix číslování, EET a další parametry. Pokud jste ještě nic neměnili, vaše sestava se bude jmenovat Výchozí tisková sestava . Editujte ji modrým tlačítkem s ikonou tužky.

Hlavní tiskárna: V poli Hlavní tiskárna vyberte tiskárnu z Nastavení → Tiskárny. Další tiskárny: Tiskárna kuchyně, Tiskárna mobilního číšníka (účtenky s prefixem M).

Platba QR kódem: Musíte v tiskové sestavě přiřadit bankovní účet. Po jakékoliv změně v Bankovních účtech otevřete Tiskové sestavy, vyberte svoji sestavu, sjeďte dolů a klikněte Uložit – i když nic neměníte.

Prefix číslování a rozmezí: Prefix určuje tvar čísla dokladu (např. PP + [ROK] + pořadové číslo). Proměnná [ROK] se automaticky nahradí aktuálním rokem. Rozmezí 2 = 01–99, rozmezí 3 = 001–999 dokladů za rok. Příklad: prefix PP[ROK] s rozmezím 3 dává PP202600001.

Variabilní symbol u QR plateb: Musí obsahovat pouze čísla a mít max. 10 znaků. Výchozí prefix [ROK] dává např. 20260001. Písmena nebo delší prefix = bankovní aplikace odmítne.

EET nastavení: Na konci úprav tiskové sestavy je sekce EET Nastavení. Viz kapitola 11.19 EET.

Vlastní design dokladů: Funkce Vlastní tisk účtenky a Vlastní tisk faktury umožňují přizpůsobit vzhled dokladů.

Kód Název Kategorie Popis
10157 Vlastní tisk účtenky Tiskové sestavy Umožňuje přizpůsobit vzhled účtenek (úsporný tisk apod.).
10159 Vlastní tisk faktury Tiskové sestavy Umožňuje definovat vlastní design faktur formátu A4.
10174 Tiskové sestavy Tiskové sestavy Umožňuje nastavit vzhled účtenek, kuchyňských tisků a faktur – hlavní tiskárnu, prefix číslování, EET a další parametry.
10206 Mobilní číšník Tiskové sestavy V tiskové sestavě nastavíte tiskárnu pro mobilního číšníka – viz kapitola 2. Restaurace.

11.5 Tiskárny

Systém umí tisknout s jakoukoli tiskárnou účtenek (formát ESC/POS – podporuje ho většina tiskáren). Připojení: Bluetooth, USB, Wi-Fi nebo LAN. Upozornění: Před instalací Bluetooth tiskárny ji nejprve spárujte se zařízením v nastavení systému.

Nastavení tiskárny (tablet/mobil): Nastavení → Tiskárny → Nová tiskárna. Vyplňte Název, typ připojení. U Bluetooth: tiskárna musí být předem spárovaná. U Wi-Fi/LAN: zadejte IP adresu (self-test: vypnout, stisknout FEED, zapnout, po cca 5 s pustit – tiskárna vytiskne self-test s IP). Pokud tiskárna má řezačku, nastavte Řezat papír na ANO.

Webový prohlížeč: Při dokončení prodeje nebo v přehledu dokladů stačí kliknout na Tisk – otevře se standardní dialog pro tisk.

Netiskne? Zapněte tiskárnu. Zavřete aplikaci elPokladny.cz úplně (na Androidu přetažením zavřít). Spusťte aplikaci znovu. Účtenka se nevytiskla, ale doklad se uložil? Doklady → Pokladní doklady → modrá lupa (detail) → tlačítko Tisk.

Zařízení Sunmi: Na zařízeních se vestavěnou tiskárnou připojujte přes Bluetooth – je automaticky spárovaná.

Kód Název Kategorie Popis
10175 Tiskárny Tiskárny Umožňuje přidat a nakonfigurovat tiskárny účtenek (Bluetooth, USB, Wi-Fi, LAN) pro tisk dokladů.

11.6 Platební terminály

Platbu kartou aktivujete v Nastavení → Obecná nastavení → Funkce systému (Platba kartou). Poté v Nastavení → Platební terminály přidáte a nakonfigurujete terminál. Systém podporuje SumUp, Sunmi a Comgate. Při platbě kartou stačí v pokladně stisknout Kartou a Dokončit – na terminálu se rozsvítí částka. Pro platbu QR kódem (bez terminálu) viz 11.8 Bankovní účty.

Kód Název Kategorie Popis
10153 Platba kartou Platební terminály Zpřístupňuje možnost platby kartou v kombinaci s platebním terminálem SumUp, Sunmi nebo Comgate.

11.7 Sazby DPH

DPH v elpokladny.cz slouží k správnému rozpočítání a zobrazení daně na dokladech – účtenkách, fakturách, příjemkách a dalších. Systém podle nastavených sazeb (21 %, 15 %, 0 %) automaticky rozpočítá základ daně a daň u každé položky.

Kde se DPH používá: Prodej pokladnou a fakturou, přehledy (odhad DPH k odvodu), pokladní uzávěrky, sekundární DPH pro restaurace (Zde/Odnos).

Důležité omezení: Sazby DPH v systému neslouží pro potřeby kontrolního hlášení ani pro jiné daňové přiznání. Kontrolní hlášení je samostatný daňový výstup, který podáváte přes Daňový portál – elpokladny.cz ho negeneruje ani neodesílá.

Nastavení: Nastavení → Sazby DPH. Sekce je dostupná pouze pokud má firma v profilu zapnuté DPH.

Kód Název Kategorie Popis
10176 Sazby DPH Sazby DPH Umožňuje upravovat sazby DPH (21 %, 15 %, 0 %) pro správné rozpočítání na dokladech.

11.8 Bankovní účty

Bankovní účty slouží pro prodej fakturou (údaje se tisknou na fakturu) a pro platbu QR kódem . Aktivace: Nastavení → Obecná nastavení → Funkce systému (Platba QR kódem).

Přidání: Nastavení → Bankovní účty → Nový bankovní účet. Vyplňte: Název, Popis, Název banky (tiskne se na A4 dokladech), Kód banky, Číslo účtu (bez mezer), IBAN (pro QR platbu nutný, bez mezer a pomlček), SWIFT.

Platba QR kódem – shrnutí: 1) Bankovní účty → přidat účet s IBAN, 2) Tiskové sestavy → otevřít sestavu, dole Uložit, 3) Prefix číslování musí dávat variabilní symbol jen z čísel, max. 10 znaků.

FIO banka: Lze propojit systém s bankovním účtem pomocí FIO API tokenu. Systém pak automaticky označuje uhrazené doklady v přehledu dokladů.

Kód Název Kategorie Popis
10146 Bankovní účty Bankovní účty Umožňuje evidovat bankovní účty pro prodej fakturou a platbu QR kódem. Údaje se tisknou na fakturu.

11.9 Adresář

Adresář slouží k evidenci kontaktů – zákazníků, odběratelů, dodavatelů. Při prodeji fakturou vybíráte zákazníka z adresáře, při příjemce dodavatele.

Přidání kontaktu: Nastavení → Adresář → nový kontakt. Vyplňte jméno/název firmy, IČO, DIČ, adresa (ulice, město, PSČ), telefon, e-mail. U kontaktu zvolte typ – zákazník, odběratel, dodavatel.

Automatické doplnění z ARES: Při zadávání IČO u firem lze využít automatické načtení údajů z veřejného rejstříku – název firmy, adresa, DIČ.

Kód Název Kategorie Popis
10133 Adresář Adresář Umožňuje vést evidenci hostů, zákazníků, odběratelů nebo dodavatelů.

11.10 Import / Export

Import a Export umožňuje hromadně měnit zboží – ceny, názvy, kategorie – bez úpravy jednoho produktu po druhém. Ideální pro přecenění, změnu názvů nebo kategorií.

Základní postup: 1) Export: Nastavení → Import / Export → Provést export zboží (stáhne se XLSX), 2) Úpravy v Excelu – změňte co potřebujete, 3) Nahrát XLSX soubor se zbožím, 4) Importovat zboží – změny se projeví v systému.

Záloha: Exportní soubor funguje jako záloha. Import ze starého exportu vrátí zboží do původního stavu. Pozn.: Smažené řádky v Excelu se při importu nepropíší – produkty ze systému se nesmažou.

Poznámky k sloupcům v Excelu: Sloupce I, M (s DPH?) – 0 = ne, 1 = ano. Sloupec Q (Skladové) – 0 = neskladové, 1 = skladové. Sloupec T (Hlídání min/max) – 0 = ne, 1 = ano. Podrobný popis sloupců viz blog.elpokladny.cz/import-export .

Kód Název Kategorie Popis
10161 Import / Export Import / Export Umožňuje hromadně exportovat a importovat zboží z/do Excelu (XLSX) – přecenění, změna názvů, kategorií.

11.11 Uspořádání stolů

Nastavení → Uspořádání stolů (nebo Místnosti a stoly). Slouží pro restaurace – vytvoříte grafické rozložení místností a stolů . Nejprve vytvořte uspořádání (např. „Hlavní sál“), poté místnosti („Terasa“, „Zátiší“), do každé místnosti umístíte stoly. Při prodeji v horní liště vyberete stůl a položky jdou na daný účet.

Kód Název Kategorie Popis
10165 Stoly Uspořádání stolů Umožňuje grafické rozmístění místností a stolů při výběru účtu v prodejním procesu.

11.12 Sklady / Provozovny

Nastavení → Sklady / Provozovny. Definujete sklady nebo provozovny. Při prodeji, příjemce, inventuře nebo přeskladnění pak v horní liště vybíráte, se kterým skladem pracujete. Potřeba pro Příjemku, Inventuru a Přeskladnění.

Kód Název Kategorie Popis
10201 Sklady / Provozovny Sklady / Provozovny Umožňuje definovat sklady nebo provozovny a vybírat je při prodeji, příjemce, inventuře nebo přeskladnění.

11.13 Ceníky

Nastavení → Ceníky. Umožňuje mít více ceníků – např. běžný, slevový, velkoobchodní. V prodeji pak v horní liště vyberete aktivní ceník a zboží se účtuje podle něj.

Kód Název Kategorie Popis
10136 Ceníky Ceníky Umožňuje prodej zboží s ohledem na aktuální ceník.

11.14 Měrné jednotky

Nastavení → Měrné jednotky. Správa jednotek zboží – ks, kg, l, m, balení atd. Při vytváření produktů v sekci Zboží vybíráte jednotku z tohoto seznamu.

Kód Název Kategorie Popis
10177 Měrné jednotky Měrné jednotky Umožňuje spravovat jednotky zboží (ks, kg, l, m, balení atd.) pro produkty.

11.15 Způsoby dopravy

Nastavení → Způsoby dopravy. Evidujete možnosti dopravy (osobní odběr, zásilkovna, kurýr…) a při vystavení faktury vyberete jednu z nich. Zobrazí se na dokladu.

Kód Název Kategorie Popis
10162 Způsoby dopravy Způsoby dopravy Umožňuje evidovat možnosti dopravy a vybrat je při vystavení faktury.

11.16 Měny

Nastavení → Měny. Umožňuje prodávat a nakupovat v různých měnách (Kč, EUR atd.). Kurzy se denně aktualizují podle ČNB.

Kód Název Kategorie Popis
10137 Měny Měny Umožňuje prodávat a nakupovat v různých měnách (Kč, EUR atd.) s denní aktualizací kurzů ČNB.

11.17 E-mailové šablony

Nastavení → Emailové šablony. Šablony pro odesílání dokladů zákazníkům emailem. Můžete upravit text zprávy, předmět. Při dokončení prodeje fakturou vyberete šablonu a doklad se zákazníkovi odešle.

Kód Název Kategorie Popis
10179 E-mailové šablony E-mailové šablony Umožňuje spravovat emailové šablony pro odesílání dokladů zákazníkům.

11.18 Lokální offline provoz

Lokální offline provoz umožňuje provozovat systém přímo v provozovně bez závislosti na internetu. Data se ukládají na zařízení u vás (např. mini server velikosti dvou krabiček cigaret). Nabízí se pro zařízení v Android aplikaci.

Výhody: Pokladna funguje i při výpadku internetu. Veškerá data máte fyzicky u sebe. Instalace netrvá ani hodinu. Zařízení je ve vašem vlastnictví. Měsíčně neplatíte další náklady mimo pronájem softwaru. Servis na dálku je zdarma.

Nevýhody: Při fyzickém poškození zařízení nebo disku jsou data nenávratně pryč. Zálohy si musíte dělat sami. Více info: blog.elpokladny.cz/lokalni-offline-provoz . Kontakt: info@elpokladny.cz, +420 602 202 257.

Kód Název Kategorie Popis
10219 Lokální offline provoz Lokální offline provoz Umožňuje provozovat systém v provozovně bez závislosti na internetu. Data se ukládají na zařízení u vás.

11.19 EET (Elektronická evidence tržeb)

EET vyžaduje certifikát z Daňového portálu a nastavení v tiskové sestavě.

A) Vygenerování certifikátu (na PC): Otevřete www.daneelektronicky.cz → ELEKTRONICKÁ EVIDENCE TRŽEB → SPRÁVA ÚDAJŮ EVIDENCE TRŽEB. Přihlaste se. Certifikáty → Vstup na stránky certifikační autority → NOVÝ CERTIFIKÁT → VYTVOŘIT ŽÁDOST V PROHLÍŽEČI. Zadejte heslo (doporučuje se stejné jako do Daňového portálu), Odeslat žádost → Vytvořit exportní soubor → Stáhnout. Soubor (např. 289427183.p12) si uschovejte – platí 3 roky.

B) Nastavení v elPokladny.cz: Nastavení → Tiskové sestavy → editace sestavy (modrá tužka). Sjeďte na EET Nastavení. Aktivujte EET, nastavte režim (Běžný / Zjednodušený), vyplňte označení provozovny (z Daňového portálu), označení pokladny. Vyplňte heslo k certifikátu (z kroku A). Klikněte Nahrát certifikát a vyberte stažený soubor .p12. Uložit. Při aktualizaci certifikátu nejprve smažte starý (červené tlačítko koše) a nahrajte nový.

Informační oznámení v provozovně: Zákon vyžaduje oznámit zákazníkům evidování tržeb. Pro běžný režim: „Podle zákona o evidenci tržeb je prodávající povinen vystavit kupujícímu účtenku. Zároveň je povinen zaevidovat přijatou tržbu u správce daně online; v případě technického výpadku pak nejpozději do 48 hodin.“ Pro zjednodušený režim jiný text – viz blog.elpokladny.cz/eet-informacni-oznameni .

Kód Název Kategorie Popis
10174 Tiskové sestavy EET EET se nastavuje v tiskové sestavě (záložka EET Nastavení). Aktivace certifikátu, režim (běžný/zjednodušený), označení provozovny a pokladny.

Dokumentace je připravena pro aktuální verzi aplikace elpokladny.cz. Další návody najdete na blog.elpokladny.cz .